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SAPBusinessOne(簡(jiǎn)稱SAPB1 )數(shù)據(jù)導(dǎo)入到 U8 用友系統(tǒng)

 

一、目的：

 

1. 許多公司使用獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，使用 ERP 后還可能使用原來的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，如果 ERP 系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)

二邊均要錄入數(shù)據(jù)，工作量比較大，優(yōu)秀的方式是把 ERP 中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，一個(gè)月導(dǎo)入一次，這樣可以大大節(jié)省工作量，提高效率；

2. 需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)可以在 ERP 中做標(biāo)記，只有做相應(yīng)標(biāo)記的日記賬分錄才會(huì)導(dǎo)出；

3. 從 ERP 中導(dǎo)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，并不是直接導(dǎo)入，而是導(dǎo)入到 EXCEL 表中，通過整理后再導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，這樣可以過濾掉不需要的數(shù)據(jù)；

 

二、基礎(chǔ)工作

 

1.     要從 ERP 中導(dǎo)出數(shù)據(jù)，并順利導(dǎo)入到 U8 財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，必須做以下基礎(chǔ)工作：

 

1）財(cái)務(wù)科目的對(duì)應(yīng)，一個(gè) ERP 中的科目必須對(duì)應(yīng)一個(gè) U8 財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的科目。一個(gè) ERP 的科目必 須并且只能對(duì)應(yīng)一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的科目，但一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的科目可以對(duì)應(yīng)多個(gè) ERP 中的科目。 在 ERP 系統(tǒng)中的科目外部代碼中錄入相應(yīng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)科目編號(hào)，如下圖所示：

 

 

注 1：如要檢查 ERP 中是否有科目沒有對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)中的科目，請(qǐng)運(yùn)行查詢報(bào)表查看，路徑：工具→查詢→查詢管理器→財(cái)務(wù)→沒有 U8 編號(hào)的科目列表。

 

注 2：查詢列表只管有沒有對(duì)應(yīng)編號(hào)，不管編號(hào)是否正確。錯(cuò)誤可能存在以下形式：

 

 · 對(duì)應(yīng)的 U8 科目編號(hào)在 U8 中不存在，系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)會(huì)報(bào)錯(cuò)

 · 對(duì)應(yīng)的 U8 科目編號(hào)在 U8 中存在，但對(duì)應(yīng)錯(cuò)了。導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)不會(huì)報(bào)錯(cuò)，需要特別注意

 

2）業(yè)務(wù)伙伴的對(duì)應(yīng)，一個(gè) ERP 中的客戶或供應(yīng)商（以后統(tǒng)稱為業(yè)務(wù)伙伴）必須對(duì)應(yīng)一個(gè) U8 財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)伙伴。一個(gè) ERP 的業(yè)務(wù)伙伴必須并且只能對(duì)應(yīng)一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)伙伴，但一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)伙伴可以對(duì)應(yīng)多個(gè) ERP 中的業(yè)務(wù)伙伴。在 ERP 系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)伙伴國(guó)稅編碼中錄入相應(yīng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)伙伴的編碼，如下圖所示：

 

 

注：如要檢查 ERP 中是否有業(yè)務(wù)伙伴沒有對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)中的業(yè)務(wù)伙伴，請(qǐng)運(yùn)行查詢報(bào)表查看，路徑：工 具→查詢→查詢管理器→財(cái)務(wù)→沒有 U8 編號(hào)的業(yè)務(wù)伙伴列表。



注：查詢列表只管有沒有對(duì)應(yīng)編號(hào)，不管編號(hào)是否正確。錯(cuò)誤可能存在有以下形式：

 

 · 對(duì)應(yīng)的 U8 業(yè)務(wù)伙伴編號(hào)在 U8 中不存在，系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)會(huì)報(bào)錯(cuò)

 · 對(duì)應(yīng)的 U8 業(yè)務(wù)伙伴編號(hào)在 U8 中存在，但對(duì)應(yīng)錯(cuò)了。導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)不會(huì)報(bào)錯(cuò)，需要特別注意

 

注 1：ERP 中沒有個(gè)人往來，只有業(yè)務(wù)伙伴的往來，所有的個(gè)人往來需要放在業(yè)務(wù)伙伴中管理，個(gè)人往來科目需要改成供應(yīng)商往來管理。

 

注 2：為了順利導(dǎo)入數(shù)據(jù)，不在 U8 系統(tǒng)中對(duì)科目做附加控制，如部門核算，項(xiàng)目核算等。

 

注 3：ERP 中的往來科目不分客戶往來和供應(yīng)商往來，所有的往來科目客戶和供應(yīng)商均可以使用。而U8 中的往來科目是分開的，有客戶往來和供應(yīng)商往來之分。所以，為了能導(dǎo)入到 U8 中，在 ERP 中客戶不能用供應(yīng)商的往來，反之供應(yīng)商也不能用客戶的往來，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入?？蛻艉凸?yīng)商往來列表如下：

 

三、對(duì) SAPB1 中日記賬分錄的要求

 

1. U8 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的憑證中必須錄入摘要，所以從 ERP 中導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)必須有相應(yīng)的摘要，這個(gè)摘要在 ERP系統(tǒng)中叫備注。

2. 系統(tǒng)自動(dòng)生成的分錄系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)加備注，手工可以更改。手工生成的分錄需要人工錄入備注。

 

注：如要檢查 ERP 中的分錄是否有摘要(備注)，請(qǐng)運(yùn)行查詢報(bào)表查看，路徑：工具→查詢→查詢管理器→財(cái)務(wù)→沒有摘要的日記賬分錄清單。

 

四、SAPB1 中導(dǎo)出數(shù)據(jù)

 

1. 運(yùn)行導(dǎo)出數(shù)據(jù)的查詢報(bào)表，路徑：工具→查詢→查詢管理器→財(cái)務(wù)→導(dǎo)入 U8 中的數(shù)據(jù)，只要簡(jiǎn)單給定開始和結(jié)束日期（注：包含開始和結(jié)束的日期。如要導(dǎo)入一個(gè)月的數(shù)據(jù)，開始日期選一個(gè)月的天，結(jié)束日期選一個(gè)月的最后一天）。

2. 點(diǎn)快捷按鈕導(dǎo)出到 EXCEL 表中。

 

注：月底結(jié)賬的數(shù)據(jù)不在導(dǎo)出范疇內(nèi)，建議 ERP 和 U8 二邊分別結(jié)賬。

 

3. 對(duì)于導(dǎo)出的 EXCEL 數(shù)據(jù)需要做如下處理：



1）刪除列序號(hào)列，序號(hào)列是在導(dǎo)出時(shí)自動(dòng)生成的，導(dǎo)入時(shí)沒有用處，必須刪除；

2）內(nèi)容中有任何的“，”必須去掉，由于導(dǎo)入文檔是逗號(hào)分隔符的 TXT 文本，所以導(dǎo)入文本中的內(nèi)容均不允許出現(xiàn)逗號(hào)；

3）如果數(shù)字列中含有“，”數(shù)字的千分位分隔符號(hào)，則去掉這個(gè)分格符；數(shù)據(jù)的負(fù)值一定不要用紅色或者加括號(hào)顯示，而是用正常的“-1234”顯示（只要設(shè)一下數(shù)據(jù)單元格的格式）。確定導(dǎo)出的文檔中的“摘要”列、“科目”列中每行均有數(shù)據(jù)，沒有空白內(nèi)容；

4）日期格式必須設(shè)為 YYYY-MM-DD 格式，注意分格符必須為“-”；

 

注 1：系統(tǒng)日期格式的設(shè)置路徑為：控制面板→區(qū)域和語言；

 

5）濾掉不要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)分錄（濾掉后必須保持借方和貸方相等，建議一整個(gè)分錄濾掉）；

6）把整理好的文檔另存為CSV（逗號(hào)分隔）的文檔；

7）用記事本打開 CSV 文檔，去掉業(yè)務(wù)伙伴代碼前的@符號(hào)（用替換的方式）；

 

注：如果 U8 系統(tǒng)中有 0 開始的編碼，不加一個(gè)字符 EXCEL 會(huì)把 0 自動(dòng)去掉；

 

8）把文檔保存為 TXT 文檔，準(zhǔn)備導(dǎo)入到 U8 系統(tǒng)。

 

五、導(dǎo)入數(shù)據(jù)到 U8 中

 

1.     以賬套主管的身份登錄 U8 的總賬工具，如下圖所示：

 

 

2.     選擇數(shù)據(jù)源中的文件數(shù)據(jù)，點(diǎn) 按鈕選擇要導(dǎo)入的 TXT 數(shù)據(jù)文檔：

 

 

3.     雙擊“憑證引入”導(dǎo)入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)檢查要導(dǎo)入數(shù)據(jù)，根據(jù)檢查結(jié)果分別提示如下三種情況：

 

種情況：數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)已全部通過檢查數(shù)據(jù)全部通過檢查，可以導(dǎo)入。導(dǎo)入后在測(cè)試系統(tǒng)中確認(rèn)導(dǎo)入的憑證是否正常。如果一切正常，則在備份正式系統(tǒng)后，導(dǎo)入到正式的系統(tǒng)中。

 

 

第二種情況：數(shù)據(jù)源中含有非法的數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)部分通過檢查，可以導(dǎo)入部分。正式系統(tǒng)強(qiáng)烈不建議導(dǎo)入，因?yàn)?U8 系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)問題不會(huì)回滾，導(dǎo)入后較難檢查和區(qū)別